Cada día la cantidad de información que manejan las empresas crece de manera exponencial y por lo tanto se generan muchos más documentos. Desde albaranes, facturas, pedidos, proyectos, contratos, expendientes, formularios, nóminas….

Si realizamos una gestión manual de toda esta documentación, estaremos haciendo una gestión ineficaz y por lo tanto no favoreceremos el incremento de productividad empresarial.

Un DMS (Document Managemente System) o sistema de gestión documental está diseñado para administrar, almacenar y controlar el flujo de documentos en nuestra organzación. Toda es información es almacenada de manera centralizada para que se acceda a ella de manera rápida. Un DMS nos ayudará además a acelerar el flujo de trabajo, al  poder organizarlo de una menara más eficiente.

Detalle de un buen sistema de gestión documental

• Digitalización de documentos
  • Aquí es donde comienza todo, digitalizando el documento que nos llega en papel. Para ello nos ayudadaremos de un escaner que convertirá en formato digital el papel que recibamos.
  • Muchas veces ya recibimos a través del correo electrónico el documento digitalizado por lo que no hará falta su escaneo.
• Repositorio de información
  • La información previamente digitalizada la almacenaremos en un punto central con el que interecturemos.
  • Además, muchas veces la información o el papel llega por canales diferentes (administración, ventas, dirección), quedan muchas veces estancada en departamentos que no la comparten y por lo tanto se desconoce su existencia por no poder ser consultada.
• Acceso a la información
  • Una vez digitalizada y almacenada de manera ordenada en el repositorio ya puede ser colsultada de manera segura por aquellos que tengan autorización para ello.
  • La búsqueda de la información se hace ahora de manera mucho más eficiente y rápida, pudiendo además hacerlo desde cualquier lugar en movilidad.
• Seguridad de la información
  • La información se almacena ahora de manera segura, quedando además menos expuesta a alguna contingencia, como un incendio o una inundación.
  • Así, la documentación original las posibilidades de perder un documento o que se deteriore son mucho más improbables.
  • Además los permisos de acceso a cada documento, departamente o sección, así como la trazabilidad de su lectura, harán que toda la información esté bien custiodad y lejos de la vista de aquellas personas no autorizadas
• Control de versiones
  • Es común recibir más de una versión e un documento. Y lo que es peor que varias personas de la organización trabajen sobre versiones diferentes.
  • Esta funcionalidad nos permitirá el acceso a cualquier versión de un mismo documento, para su revisión o modificación.
• Mejora en el flujo de trabajo
  • Ahora podemos hacer que los flujos de trabajo sean mucho más productivos y eficientes porque podemos automatizarlos y así poder disponer de una imagen global de los procesos de trabajo y poder saber así en que estado se cuentra cada una para poder realizar seguimientos o reforzar con más recursos alguna de ellas.
• Sistema de reconocimiento de textos
  • Un buen gestor documental es capaz de reconocer texto dentro del documento y permite su indexación para que pueda ser buscado incluso por su contenido.

Ventajas de Tic360

Nuestro sistema dispone de dos tipos de gestión documental, una más sencilla asociada al propio ERP y otra más completa como la descrita aquí y que sólo hace la función de gestión de toda la documentación de una empresa. Es cuestión del cliente indicar cual necesita para su activación.