Las empresas se están encontrando con un problema gordo y es que cada vez reciben más documentos, bien por mail, bien por correo ordinario o bien desde plataformas de intercambio.
Distintos clientes nos han planteado la creación de una plataforma única de intercambio de información, algo así como la dirección electrónica habilitada (DEH) de Hacienda. Se trata de una plataforma donde nos cuelgan sus notificaciones para que, una vez nos han informado de su existencia mediante un correo, podamos descargarlas de manera segura y firmar su retirada mediante el uso del certificado de empresa, dando así fe de que ha sido leída.
Man in the middle
Recientemente nos llamó un cliente porque había sufrido un ataque denominado man in the middle que consisten en que un tercero capaz de interceptar y modificar las comunicaciones entre dos empresas (en este caso simplemente a través de la manipulación de un simple correo) les cambió la cuenta de una factura. Nuestro cliente pagó la factura pero el proveedor le llamó para reclamársela momento en el que se enteró que había ingresado a un tercero.
Solución aportada
Nuestra solución consiste en una plataforma donde los terceros (clientes y proveedores principalemente) acceden para recoger o colgar sus facturas. También para que las distintas delegaciones o personal desplazado cuelgue las facturas o presupuestos recibidos.
El funcionamiento es simple y en la parte de los proveedores es además automático, consistente en tres pasos:
- El proveedor accede a la plataforma segura y se da de alta
- La empresa es notificada mediante un correo eléctronico del alta de un nuevo tercero
- El alta puede o no ser validada por la empresa. En este caso, como se trata de un sistema seguro no se valida
- El proveedor cuelga la documentación
- El sistema notifica mediante un correo a las personas configuradas de un nuevo documento
- Los documentos se agrupan en el buzón del tercero que puede volver a revisarlos en cualquier momento
Estamos trabajando además en el flujo de aprobaciones para que los distintos departamentos comprueben y confirmen los documentos, se vaya avanzando en el flujo y el tercero sepa en todo momento como está su documento y cual será su fecha de cobro o pago.